Pour de nombreux laboratoires de prothèse dentaire, effectuer les livraisons en interne paraît naturel. Un dirigeant, un salarié ou un collaborateur prend le véhicule, passe dans plusieurs cabinets, récupère des travaux et revient au laboratoire.
À première vue, le coût semble limité au carburant.
En réalité, le transport mobilise du temps de travail, un véhicule, de l’organisation et parfois des collaborateurs dont la fonction principale n’est pas de conduire. Plus le nombre de cabinets augmente, plus ces coûts peuvent devenir difficiles à percevoir.
Avant de comparer une tournée interne avec un service de livraison externalisé, il est donc utile de calculer ce que ces déplacements coûtent réellement au laboratoire.
Le carburant n’est qu’une partie du coût
Lorsqu’un trajet de 80 kilomètres consomme quelques litres de carburant, il est tentant de considérer que le coût du déplacement correspond simplement au prix payé à la pompe.
Mais un véhicule utilisé professionnellement entraîne également :
l’entretien ;
les pneus ;
l’assurance ;
la dépréciation ;
les réparations ;
le contrôle technique ;
le stationnement ;
les éventuels péages ;
le nettoyage ;
le temps consacré à sa gestion.
Plus le véhicule roule, plus certains de ces coûts augmentent.
Le bon calcul consiste donc à raisonner en coût global par kilomètre, et non uniquement en carburant.
Le temps du salarié doit être intégré
C’est souvent le coût le plus sous-estimé.
Lorsqu’un salarié quitte le laboratoire pendant deux heures pour effectuer une tournée, son salaire continue évidemment d’être versé pendant ce temps.
À cela s’ajoutent les charges supportées par l’employeur.
Si un collaborateur coûte, par exemple, 25 € de l’heure à l’entreprise une fois l’ensemble des charges prises en compte, une tournée de deux heures représente déjà 50 € de temps de travail avant même d’ajouter le véhicule.
Et cela ne tient pas encore compte de ce que ce collaborateur aurait pu produire pendant ces deux heures.
Le coût d’opportunité : le coût que l’on ne voit pas
Le coût d’opportunité correspond à ce que le laboratoire ne peut pas faire lorsqu’une personne est mobilisée ailleurs.
Imaginons qu’un prothésiste quitte son poste pendant 1 h 30 pour livrer plusieurs cabinets.
Pendant ce temps, il ne peut pas :
terminer une prothèse ;
réaliser une conception numérique ;
contrôler un travail ;
lancer une fabrication ;
effectuer une finition ;
répondre à une demande technique ;
avancer sur les dossiers du jour.
Le trajet peut donc avoir un coût indirect plus élevé que le coût du véhicule lui-même.
Pour un laboratoire déjà chargé, cette perte de temps peut aussi créer du retard sur les travaux suivants.
Les kilomètres à vide comptent aussi
Un trajet n’est pas uniquement constitué des kilomètres effectués avec un colis à bord.
Le salarié doit généralement :
partir du laboratoire ;
rejoindre le premier cabinet ;
circuler entre plusieurs adresses ;
revenir au laboratoire.
Les kilomètres de retour ou de repositionnement font partie du coût total.
C’est particulièrement important lorsqu’un laboratoire dessert des cabinets situés dans différentes zones.
Une tournée autour de Rouen, Évreux ou Le Havre peut rapidement représenter plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de kilomètres sur une journée selon le nombre de points à desservir.
Les attentes dans les cabinets ont également un coût
Une tournée parfaitement optimisée sur une carte ne signifie pas que le véhicule roulera en permanence.
Le collaborateur peut perdre du temps pour :
trouver une place ;
rejoindre le cabinet ;
attendre qu’un colis soit préparé ;
patienter à l’accueil ;
récupérer une signature ;
vérifier une adresse ;
joindre un interlocuteur indisponible.
Cinq ou dix minutes d’attente semblent faibles isolément.
Mais sur une tournée de huit cabinets, cela peut représenter près d’une heure supplémentaire.
Les urgences désorganisent davantage que les tournées prévues
Le coût d’une livraison urgente ne se résume pas au trajet.
Une urgence peut obliger le laboratoire à :
interrompre une tâche ;
retirer un salarié de son poste ;
modifier un itinéraire ;
reporter une livraison ;
décaler une production ;
mobiliser un second véhicule.
Plus le besoin est imprévu, plus son coût organisationnel est élevé.
C’est l’une des raisons pour lesquelles il est utile de distinguer les tournées régulières des courses ponctuelles.
Les flux habituels peuvent être anticipés. Les urgences doivent rester exceptionnelles.
Comment calculer le coût réel d’une tournée ?
Pour avoir une estimation plus réaliste, le laboratoire peut additionner plusieurs postes.
1. Le coût du temps de travail
Prenez le coût horaire global du salarié et multipliez-le par le temps total consacré au trajet.
Exemple :
coût horaire : 24 € ;
durée de la tournée : 2 h 30.
Le temps de travail représente alors :
24 € × 2,5 = 60 €
2. Le coût du véhicule
Il faut ensuite ajouter le coût kilométrique réel du véhicule.
Exemple :
120 km parcourus ;
coût estimé du véhicule : 0,45 €/km.
Cela représente :
120 × 0,45 € = 54 €
3. Les frais complémentaires
Ajoutez ensuite :
péages ;
stationnement ;
éventuels frais supplémentaires.
Supposons 8 €.
4. Le coût de la tournée
Dans cet exemple : 60 € + 54 € + 8 € = 122 €
La tournée coûte donc environ 122 € au laboratoire avant même d’intégrer le coût d’opportunité lié à l’interruption de production.
Combien coûte réellement une livraison par cabinet ?
Le coût par point peut ensuite être calculé.
Si la tournée précédente dessert six cabinets : 122 € ÷ 6 = environ 20,33 € par cabinet
Ce calcul peut être particulièrement intéressant.
Un dirigeant peut avoir l’impression qu’une livraison est presque gratuite parce que « le salarié devait de toute façon passer par là ».
Une fois le temps, le véhicule et les différents frais intégrés, la réalité peut être très différente.
Attention : une tournée et une course ne se calculent pas de la même façon
Une tournée peut répartir son coût sur plusieurs cabinets.
À l’inverse, une course ponctuelle vers une destination isolée supporte presque tous les coûts sur un seul trajet.
Par exemple :
un aller-retour de 70 km ;
une heure trente de mobilisation ;
une seule livraison.
Dans ce cas, le coût par colis peut devenir rapidement important.
C’est souvent sur les courses ponctuelles que l’externalisation mérite d’être comparée en priorité.
Quand la livraison interne reste-t-elle pertinente ?
L’externalisation n’est pas nécessairement la meilleure solution dans tous les cas.
Une livraison interne peut rester cohérente lorsque :
le cabinet est très proche ;
le déplacement est occasionnel ;
un collaborateur doit déjà effectuer le trajet ;
le volume de courses est faible ;
aucune interruption importante n’est générée ;
le véhicule est déjà mobilisé pour une autre raison.
Le but n’est donc pas de considérer que toutes les livraisons internes sont inefficaces.
L’objectif est de mesurer leur coût au lieu de partir d’une impression.
À partir de quand faut-il envisager une externalisation ?
Plusieurs signaux peuvent indiquer qu’il est temps de comparer une autre organisation.
Le nombre de cabinets augmente
Lorsque les points de livraison se multiplient, les tournées deviennent plus longues et plus complexes.
Un prothésiste passe régulièrement du temps sur la route
Si une personne qualifiée consacre plusieurs heures par semaine aux livraisons, son temps pourrait souvent être utilisé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les urgences deviennent fréquentes
Des courses imprévues répétées indiquent souvent qu’une solution plus flexible est nécessaire.
La production est interrompue
Si les départs en livraison entraînent régulièrement des retards ou une désorganisation, leur coût indirect devient significatif.
Les zones desservies s’éloignent
Plus les cabinets sont éloignés du laboratoire, plus les kilomètres et les temps de trajet augmentent.
Le cas particulier des laboratoires travaillant sur plusieurs secteurs normands
En Normandie, les distances entre les principaux pôles peuvent rapidement devenir importantes.
Un laboratoire peut travailler avec des cabinets situés autour de :
Rouen ;
Le Havre ;
Évreux ;
Louviers ;
Val-de-Reuil ;
Dieppe ;
Pont-Audemer ;
Vernon ;
Gisors.
À cela s’ajoutent les communes situées dans un rayon de 50 à 100 kilomètres autour de ces secteurs.
Une organisation interne peut donc mobiliser plusieurs heures de conduite chaque semaine.
Dans ce contexte, il est particulièrement utile de comparer le coût :
d’une tournée réalisée en interne ;
d’une tournée externalisée ;
de plusieurs courses ponctuelles ;
d’une organisation mixte.
Externaliser ne signifie pas forcément tout externaliser
Un laboratoire peut conserver certaines livraisons en interne tout en confiant d’autres trajets à un transporteur.
Par exemple :
les cabinets très proches restent desservis par l’équipe ;
les tournées éloignées sont externalisées ;
les urgences sont confiées à un coursier ;
certaines journées fixes sont prises en charge par Dental Transport ;
les demandes exceptionnelles sont gérées séparément.
Cette organisation hybride permet de conserver de la souplesse.
Les avantages de l’externalisation ne sont pas uniquement financiers
Même lorsque la différence de coût est faible, l’externalisation peut présenter d’autres avantages.
Elle permet notamment de :
garder les collaborateurs au laboratoire ;
mieux planifier la production ;
limiter les interruptions ;
éviter la gestion quotidienne d’un véhicule supplémentaire ;
suivre les courses ;
disposer d’une confirmation de livraison ;
absorber plus facilement les pics d’activité ;
réduire les kilomètres effectués par l’équipe.
Le gain peut donc se mesurer en temps, en organisation et en sérénité, pas uniquement en euros.
Comment comparer correctement les deux solutions ?
Pour effectuer une comparaison utile, il faut partir des données réelles du laboratoire.
Sur un mois, relevez :
le nombre de tournées ;
le nombre de courses ponctuelles ;
les kilomètres parcourus ;
le temps passé en déplacement ;
le nombre de cabinets desservis ;
les péages ;
les frais de stationnement ;
les urgences ;
les kilomètres à vide ;
le temps de production perdu.
Calculez ensuite le coût mensuel réel.
Vous pourrez alors comparer ce montant avec une solution externalisée sur le même périmètre.
Une formule simple pour commencer
Pour une première estimation : Coût d’une tournée = temps de travail + coût kilométrique du véhicule + péages + stationnement
Vous pouvez ensuite aller plus loin en intégrant : + temps de préparation + temps d’attente + coût de production perdu
Cette deuxième approche donne une image beaucoup plus réaliste.
Exemple concret
Imaginons un laboratoire qui réalise trois tournées par semaine.
Chaque tournée représente :
100 km ;
2 h 15 de déplacement ;
5 cabinets ;
5 € de frais complémentaires.
Avec :
un coût horaire de 25 € ;
un coût véhicule de 0,45 €/km.
Le coût d’une tournée est :
Temps :
2,25 × 25 € = 56,25 €
Véhicule :
100 × 0,45 € = 45 €
Frais :
5 €
Total :
106,25 €
Sur trois tournées par semaine :
318,75 €
Sur quatre semaines :
1 275 € par mois
Et toujours sans intégrer le coût de production perdu.
Le calcul mérite donc d’être effectué avant de considérer que la livraison interne est nécessairement moins chère.
Ce que Dental Transport peut apporter
Dental Transport permet aux laboratoires de déléguer tout ou partie de leurs transports.
Les besoins peuvent concerner :
des tournées régulières ;
des courses ponctuelles ;
des urgences ;
des enlèvements auprès de plusieurs cabinets ;
des livraisons sur différents secteurs ;
des trajets dans l’Eure et en Seine-Maritime ;
des déplacements jusqu’à 50 à 100 km autour des principaux pôles desservis.
L’objectif n’est pas nécessairement de remplacer toute l’organisation existante.
Il s’agit plutôt de permettre au laboratoire de choisir quelles courses il souhaite continuer à gérer lui-même et lesquelles il préfère externaliser.
Questions fréquentes
Une livraison effectuée par un salarié est-elle réellement gratuite ?
Non. Même lorsque le véhicule appartient déjà au laboratoire, il faut intégrer le temps de travail, le carburant, l’entretien, l’assurance, l’usure et les différents frais associés.
Quel coût kilométrique faut-il utiliser ?
Il est préférable de calculer le coût réel du véhicule du laboratoire plutôt que de reprendre automatiquement une valeur générique. Il faut intégrer l’ensemble des dépenses liées au véhicule sur une période donnée.
Faut-il compter le temps d’attente dans les cabinets ?
Oui. Ce temps mobilise le salarié et doit donc être inclus dans le temps total consacré à la tournée.
Est-ce toujours moins cher d’externaliser ?
Non. Cela dépend du volume, des distances, de l’organisation interne et du coût du prestataire. Il faut comparer les deux solutions sur des données réelles.
Peut-on externaliser seulement certaines tournées ?
Oui. Un laboratoire peut conserver ses courses les plus simples et externaliser les tournées éloignées, les urgences ou les périodes de forte activité.
Dental Transport intervient-il dans toute la Normandie ?
Dental Transport intervient principalement autour de Rouen, Le Havre, Évreux, Louviers, Val-de-Reuil, Dieppe, Pont-Audemer, Vernon et Gisors, ainsi que dans les communes environnantes selon les possibilités de tournée et les distances.
À retenir
Le coût d’une livraison interne ne se limite jamais au carburant.
Il faut également intégrer :
le temps de travail ;
le véhicule ;
les frais ;
les kilomètres à vide ;
les attentes ;
les interruptions de production ;
les urgences.
Un calcul simple sur un mois peut déjà révéler des écarts importants entre le coût perçu et le coût réel.
L’objectif n’est pas forcément d’externaliser toutes les livraisons, mais de déterminer quelles courses ont réellement intérêt à rester en interne et lesquelles peuvent être confiées à un transporteur spécialisé.
Vous souhaitez comparer le coût de vos tournées actuelles avec une solution externalisée ? Dental Transport peut étudier vos trajets, vos fréquences de passage et vos secteurs de livraison afin de construire une organisation adaptée à votre laboratoire en Normandie.
